Przejdź do treści głównej

Regulamin międzynarodowej
konferencji ginekologiczno-położniczej

25–26 września 2026 r.
Hotel AirPort Okęcie, Warszawa
Organizator: Sonrisa Clinic Sp. z o.o.
§ 1. Postanowienia ogólne
  1. Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji i uczestnictwa w Międzynarodowej Konferencji Ginekologiczno-Położniczej (zwanej dalej „Konferencją”), organizowanej przez Sonrisa Clinic Sp. z o.o.
  2. Konferencja odbywa się w dniach 25–26 września 2026 r. w Hotelu AirPort Okęcie przy ul. 17 Stycznia 24, 02-148 Warszawa.
  3. Organizatorem Konferencji jest Sonrisa Clinic Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, przy ul. Złotno 24A, 94-221 Łódź, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS pod nr KRS: 0001201869 (zwana dalej „Organizatorem”).
  4. Udział w Konferencji jest równoznaczny z akceptacją niniejszego Regulaminu.
§ 2. Rejestracja i warunki uczestnictwa
  1. Konferencja kierowana jest w szczególności do lekarzy, pielęgniarek, a także innych osób zainteresowanych tematyką konferencji.
  2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest spełnienie łącznie następujących przesłanek:
    a) zarejestrowanie się za pośrednictwem formularza rejestrowego, w sposób opisany w ust. 7 poniżej;
    b) dokonanie opłaty rejestracyjnej;
    c) potwierdzenie obecności na Konferencji w jej trakcie.
  3. Rejestracja uczestników odbywa się wyłącznie za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na oficjalnej stronie internetowej Konferencji (www.prenatalni.pl).
  4. Rejestracja jest możliwa do dnia 23 września 2026 r. lub do wyczerpania dostępnych miejsc.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy rejestracji bez podania przyczyny.
  6. Uczestnik zobowiązany jest do podania prawdziwych i kompletnych danych podczas rejestracji.
  7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane podaniem błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika. W szczególności Uczestnik nie może podnosić, iż nie został należycie powiadomiony o zmianach w Konferencji, jeśli dane podane w formularzu rejestracyjnym uniemożliwiały z nim kontakt.

§ 3. Opłaty i zasady płatności

  1. Wysokość opłaty rejestracyjnej jest określona w aktualnym cenniku dostępnym na stronie internetowej Konferencji.
  2. Opłatę należy uiścić przelewem na rachunek bankowy Organizatora wskazany w potwierdzeniu rejestracji, w terminie 7 dni od daty rejestracji.
  3. Organizator wystawia fakturę VAT na żądanie uczestnika. W celu otrzymania faktury należy podać dane do faktury podczas rejestracji.

§ 4. Rezygnacja i anulowanie uczestnictwa

  1. W przypadku Rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji Organizator nie zwraca wniesionej opłaty rejestracyjnej.
  2. Uczestnik może dokonać cesji swojego miejsca na rzecz innej osoby za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. W takim przypadku uczestnikowi przysługuje pełny zwrot wniesionej opłaty rejestracyjnej.
§ 5. Program i przebieg Konferencji
  1. Szczegółowy program Konferencji zostanie opublikowany na oficjalnej stronie internetowej Organizatora nie później niż 14 dni przed datą Konferencji.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Konferencji, w tym kolejności prelekcji, prelegentów lub tematyki sesji, bez konieczności podania przyczyny i bez prawa uczestnika do odszkodowania.
  3. Każdy uczestnik zobowiązany jest do odbioru identyfikatora podczas rejestracji. Identyfikator należy nosić w widocznym miejscu przez cały czas trwania Konferencji.
§ 6. Obowiązki i prawa uczestników
  1. Uczestnicy zobowiązani są do zachowania kultury osobistej oraz poszanowania innych uczestników, prelegentów i pracowników Organizatora.
  2. Zabronione jest zakłócanie przebiegu wykładów i warsztatów.
  3. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania wewnętrznych regulaminów Hotelu AirPort Okęcie oraz obowiązujących przepisów prawa.
  4. Nagrywanie sesji (audio, wideo) jest dozwolone wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora.
  5. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone na terenie obiektu konferencyjnego.
  6.  Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia z Imprezy Uczestników naruszających zasady zachowania określone w niniejszym paragrafie.
  7. Uczestnik usunięty z Konferencji zgodnie z ust. 29 traci prawo do kontynuowania uczestnictwa w Konferencji bez odszkodowania, a wniesiona opłata nie ulega zwrotowi.
  8. Uczestnicy mają prawo do otrzymania certyfikatu uczestnictwa w Konferencji, który zostanie wystawiony przez Organizatora w formie elektronicznej lub papierowej.
§ 7. Ochrona danych osobowych (RODO)
  1. Administratorem danych osobowych uczestników Konferencji jest Sonrisa Clinic Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, przy ul. Złotno 24A, 94-221 Łódź, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS pod nr KRS: 0001201869, e-mail: kontakt@prenatalni.pl
  2. Dane osobowe Uczestników przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – w celu wykonania umowy uczestnictwa w Konferencji oraz na potrzeby prawnie uzasadnionych interesów Organizatora.
  3. Dane osobowe Uczestników mogą być udostępnione wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym uprawnionym do uzyskania informacji publicznej, osobom które wykażą prawnie uzasadnione interesy, a ponadto odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, m.in. usługi informatyczne, usługi hostingowe, usługi prawne
  4. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania umowy uczestnictwa w Konferencji, a po jej wykonaniu przez okres niezbędny dla ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
  5. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, z zastrzeżeniem, że ich zrealizowanie będzie zależało od tego, czy zachodzą warunki nakładające na Organizatora taki obowiązek.
  6. Niektórzy dostawcy narzędzi (np. Google, Meta/Facebook) mogą przetwarzać dane poza EOG. W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) lub innych mechanizmów zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych. Szczegółowe informacje dostępne są w politykach prywatności poszczególnych dostawców.
  7. Uczestnikom przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane niezgodnie z wymogami prawa.
§ 8. Promocje
  1. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczonych w czasie akcji promocyjnych dotyczących uczestnictwa w Konferencji.
  2. Akcje promocyjne mogą polegać w szczególności na stosowaniu rabatów, uczestnictwie w imprezach dodatkowych lub odpłatności za ograniczony dostęp w Konferencji.
  3. Uczestnicy, którzy dokonali rejestracji i wnieśli opłatę za uczestnictwo przed akcją promocyjną, nie mają prawa domagać się zwrotu całości lub części wniesionych opłat za uczestnictwo z uwagi na prowadzoną przez Organizatora akcję promocyjną.
  4. Jeśli udział w promocji limitowany jest kolejnością zgłoszeń i wniesieniem opłaty za uczestnictwo, decyduje data wpływu opłaty na rachunek bankowy Organizatora.
§ 9. Odpowiedzialność Organizatora
  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste uczestników pozostawione na terenie obiektu konferencyjnego.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez uczestników w związku z uczestnictwem w Konferencji, chyba że wynikają one z wyłącznej winy Organizatora.
  3. Organizator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wysoki poziom merytoryczny Konferencji, jednak nie ponosi odpowiedzialności za treść prezentacji wygłaszanych przez prelegentów zewnętrznych.
§ 10. Reklamacje
  1. Wszelkie zastrzeżenia Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres siedziby Organizatora nie później niż 7 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie tego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.
  2. Reklamacja jest rozpatrywana w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania.
  3. Uczestnik zostanie powiadomiony o uznaniu lub odrzuceniu reklamacji pisemnie, na adres wskazany w zgłoszeniu reklamacji.
§ 11. Postanowienia końcowe
  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
  2. Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu lub z nim związane będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Organizatora.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O wszelkich zmianach uczestnicy zostaną poinformowani drogą e-mailową lub poprzez ogłoszenie na stronie internetowej Konferencji.
  4. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na stronie internetowej Organizatora.
  5. W przypadku pytań dotyczących Konferencji lub niniejszego Regulaminu, prosimy o kontakt z Organizatorem za pośrednictwem danych kontaktowych opublikowanych na oficjalnej stronie internetowej Konferencji.